▼他人事ではない? マイナンバー制度 

 最近、ニュースで見る「マイナンバー制度」。

  マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

 (マイナンバーとは?: http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/gaiyou.html

 マイナンバーが使用されるのは大きく「税」「社会保障」「災害」の場で利用されます。

 そのためお給料や謝金などの支払いといったように、NPO法人でもマイナンバー制度を必要とする場面がありますし、マイナンバーの管理は誤ると罰則も適応されるため、管理にも気をつけなくてはなりません。
 平成28年から税や社会保障の手続きでマイナンバーの記載が必要になるため、28年1月より前にに、個人番号関係事務の準備のため、あらかじめ従業員の個人番号の提供を求めるなど、収集・保管し、特定個人情報ファイルを作成の準備が必要です。


▼どんなことが必要?

 では具体的にどのようなことが必要になってくるのでしょうか?
 具体的にいうと、マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提供されるものですから、定められた目的以外でマイナンバーを利用・提供することはできず、処罰の対象になります。

 では、適切な管理をするためにどのようなことが必要になるのか。
 また気をつけねばならないのでしょうか。

▼集め方にもルールがあります。

 マイナンバーの個人番号は必要がある時しか集めることができません。
 なので、「誰でも、集められるだけ集める」といったことはできません。

 また集める時にもルールがあります。主なものとしては以下があげられます。

 ≫利用目的を明示する必要がある
  源泉徴収票を作成するため、健康保険・厚生年金保険に関する届出・申請・請求事務のため・・・・どのようなことに利用するのか明示し、相手に伝えたうえで確認をしましょう。

 ≫本人確認をする
 また、本人確認は厳重にすることが大切です。
 対面の場合で、個人番号カードを持っている場合はそれのみで大丈夫ですが、通知カードやマイナンバー付の住民票で確認をとる場合は、運転免許所やパスポートの身元確認を行う必要があります。

▼マイナンバーの取り扱いの責任者を決めよう!

 誰しもがマイナンバーを取り扱うと、その分外部漏えいなどのリスクが高まります。
 責任は伴いますが、責任者・取扱者、事務取扱責任者をしっかりと決め、管理運営に努めましょう。

▼自分たちが収集する人たちがどのような人たちかを把握する
 雇用している人、謝金を支払う場合、不動産屋さんへの支払など…
 マイナンバーが必要になるタイミングを押さえましょう。

▼基本方針を明確にし、取扱いを整備しましょう
 マイナンバーは何に使うのか、どのように安全管理を行うのか。基本方針を明確にした上で、管理の安全面を高めましょう。
 例)鍵付の棚を容易する。取扱担当者以外アクセスできない仕組みづくり。パーテーションの設置や座席の工夫・・・等

▼マイナンバーの保管
 マイナンバーが記載された書類の保管は必要がある場合のみになります。
 扶養になったら廃棄・削除をしましょう。

▼自分たちだけじゃない! 委託先も。
  マイナンバーを含む個人情報を委託先にお願いする際には、「どのような管理をしているか」を確認しましょう。
 またマイナンバーのことも含めて契約書を交わすことが大切です。
 (もちろん、特にマイナンバーを扱わない場合には特に必要がありません)
 
 誰かに押し付けるのではなく、学び合いや声掛けなどが必要です。 
 また、これから運用される制度ですので、これからの経過も気にしながら準備を始めていただければと思います。
 

参照 :
マイナンバー社会保障・税番号制度
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

また次のような勉強会も予定されています。
必要な知識を身に着け、 より円滑・安全な運営を心がけましょう。

 ここが聞きたかった!NPO法人におけるマイナンバー制度の基礎知識

●開催日時:平成27年11月6日(金) 14:00 ~ 17:00

●開催場所:岡山市勤労者福祉センター 4階 大会議室
(岡山市北区春日町5-6)

●主 催:岡山県、岡山市
●共 催:特定非営利活動法人岡山NPO センター

●参加費: 無料
●対 象:岡山県内NPO法人関係者

詳細はこちらから : http://blog.canpan.info/npokayama/archive/404